Finanças, Negócios

Como preparar um orçamento organizacional

O orçamento organizacional dita como ela alavanca o capital para trabalhar em direção às metas. Por esse motivo, a capacidade de preparar um orçamento é uma das habilidades mais importantes para qualquer líder de negócios — seja um empresário atual ou aspirante, executivo, líder funcional ou gerente.

Antes de preparar seu primeiro orçamento organizacional, é importante entender o que entra em um orçamento e as principais etapas envolvidas em sua criação.

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O que é um orçamento?

Um orçamento é um documento que as empresas usam para rastrear receitas e despesas de maneira detalhada o suficiente para tomar decisões operacionais.

Os orçamentos são tipicamente voltados para o futuro. A receita é baseada em projeções e estimativas para os períodos que cobrem, assim como as despesas. Por esse motivo, as organizações costumam criar orçamentos de curto (mensal ou trimestral) e de longo prazo (anual), em que o orçamento de curto prazo é ajustado regularmente para garantir que o orçamento de longo prazo permaneça no caminho certo.

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A maioria das organizações também prepara o que é conhecido como “orçamento real” ou “relatório real” para comparar as estimativas com a realidade após o período coberto pelo orçamento. Isso permite que uma organização entenda onde deu errado no processo orçamentário e ajuste as estimativas daqui para frente.

Orçamento vs. Declaração de fluxo de caixa

Se a definição acima soa semelhante a uma demonstração de fluxo de caixa, você está certo: o orçamento organizacional e a demonstração de fluxo de caixa são semelhantes, pois ambos monitoram o fluxo de dinheiro que entra e sai de seu negócio. No entanto, eles diferem em aspectos principais.

Em primeiro lugar, um orçamento geralmente oferece detalhes mais granulares sobre como o dinheiro é gasto do que um demonstrativo de fluxo de caixa. Isso fornece mais contexto para a tomada de decisões táticas de negócios, como considerar onde cortar despesas de negócios.

Em segundo lugar, um orçamento é, literalmente, uma ferramenta usada para direcionar o trabalho feito dentro de uma organização. A demonstração do fluxo de caixa desempenha um papel diferente, oferecendo uma visão geral de alto nível de como o dinheiro entra, através e fora de uma organização.

Em vez de pensar nos dois documentos como concorrentes, veja-os como complementares, com cada um desempenhando um papel na condução do desempenho de sua empresa.

Entenda as metas da sua organização

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Antes de compilar seu orçamento, é importante ter um entendimento firme das metas que sua organização está trabalhando no período coberto por ela. Ao compreender esses objetivos, você pode preparar um orçamento que os alinhe e facilite.

Por exemplo, considere uma empresa que regularmente experimenta um crescimento de receita ano após ano que é compensado por despesas crescentes. Essa organização pode se beneficiar concentrando esforços em um melhor controle de despesas durante o processo de elaboração do orçamento.

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Como alternativa, considere uma empresa lançando um novo produto ou serviço. A empresa pode investir mais pesadamente na linha de negócios incipiente para expandi-la. Com esse objetivo, a empresa pode precisar cortar despesas ou iniciativas de crescimento em outras partes de seu orçamento.

Estime sua receita para o período coberto pelo orçamento

Para alocar fundos para despesas comerciais, primeiro você precisa determinar sua receita e fluxo de caixa para o período da melhor maneira possível.

Dependendo da natureza da sua organização, esse pode ser um processo simples ou complicado. Por exemplo, uma empresa que vende produtos ou serviços para clientes conhecidos com contratos provavelmente terá mais facilidade para estimar a receita do que uma empresa que depende de uma atividade de vendas ativa. No segundo caso, seria importante fazer referência aos dados históricos de vendas e marketing para entender se o mercado está mudando de uma forma que possa fazer com que você perca ou exceda as tendências históricas.

Além da receita da atividade de vendas, você deve incluir outras fontes de receita, como retornos sobre investimentos, vendas de ativos e ofertas de títulos ou ações.

Identifique suas despesas

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Após entender sua receita projetada para o período, você precisa estimar suas despesas. Esse processo envolve três categorias principais: custos fixos, despesas variáveis ​​e despesas ocasionais.

Custos fixos são quaisquer despesas que permanecem constantes ao longo do tempo e não variam drasticamente de semana a semana ou mês a mês. Em muitos casos, essas despesas são bloqueadas por alguma forma de contrato, facilitando antecipá-las e contabilizá-las. Essa categoria geralmente inclui despesas relacionadas a despesas gerais, como pagamentos de aluguel e serviços públicos. Assinaturas de telefone, dados e software também podem se enquadrar nessa categoria, junto com o pagamento de dívidas. Qualquer despesa regular e esperada deve ser incluída.

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Despesas variáveis ​​são aquelas em que sua empresa incorre, que variam ao longo do tempo dependendo de vários fatores, incluindo atividades de vendas. Seus custos de envio e distribuição, por exemplo, provavelmente serão mais altos durante um período em que você vende mais produtos do que um em que vende menos. Da mesma forma, serviços públicos como água, gás e eletricidade serão mais elevados durante os períodos de maior uso. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que fabricam seus próprios produtos. Comissões de vendas, custos de materiais e custos de mão de obra são outros exemplos de despesas variáveis.

Tanto as despesas fixas quanto as variáveis ​​são recorrentes por natureza, facilitando sua contabilização (mesmo que as despesas variáveis ​​devam ser projetadas). Despesas únicas, também chamadas de “despesas únicas”, não se repetem e acontecem mais raramente. A compra de equipamentos ou instalações, o desenvolvimento de um novo produto ou serviço, a contratação de um consultor e o tratamento de uma violação de segurança são exemplos de despesas únicas. Compreender as principais iniciativas — e o que será necessário para realizá-las — e o que você gastou nos anos anteriores em despesas semelhantes pode ajudar a contabilizá-las em seu orçamento, mesmo se você não tiver certeza de seus valores exatos.

Determine o seu superavit ou déficit orçamentário

Após contabilizar todas as suas receitas e despesas, você pode aplicá-las ao seu orçamento. É aqui que você determina se tem uma receita projetada suficiente para cobrir todas as suas despesas.

Se você tem uma receita mais do que suficiente para cobrir suas despesas, você tem um superavit orçamentário. Sabendo disso, você deve determinar como usar melhor os fundos adicionais. Você pode, por exemplo, transferir o dinheiro para um fundo para dias chuvosos, ao qual terá acesso caso sua renda real fique aquém das projeções. Como alternativa, você pode empregar os fundos para expandir seus negócios.

Por outro lado, se suas despesas excederem sua receita, você terá um déficit orçamentário. Neste ponto, você deve identificar o melhor caminho a seguir para fechar a lacuna. Você pode trazer fundos adicionais vendendo de forma mais agressiva? Você pode reduzir suas despesas fixas ou variáveis? Você consideraria vender títulos ou ações da empresa para injetar capital adicional no negócio?

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Uma importante demonstração financeira

A pessoa responsável por gerar um orçamento varia de acordo com a natureza da organização e seus objetivos orçamentários. Um empresário ou proprietário de uma pequena empresa, por exemplo, provavelmente preparará um orçamento organizacional por conta própria. Enquanto isso, uma organização maior pode contar com um membro do departamento de contabilidade para gerar um orçamento para todo o negócio. Chefes de departamento individuais ou líderes funcionais também podem ser chamados para enviar propostas de orçamento para suas equipes.

Com isso em mente, qualquer pessoa que aspire iniciar seu próprio negócio ou passar para uma posição de liderança organizacional pode se beneficiar ao aprender como preparar um orçamento.

Veja também: Os melhores métodos de coleta de dados

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